إدارة اجتماعات فعّالة

الأفكار الرئيسية

• يحتاج كل اجتماع إلى غرض مصاغ كنتيجة.
• ادعُ فقط من يلزم وجودهم لاتخاذ القرار.
• اختم بالقرارات والمسؤولين والمواعيد مكتوبة.

خطوة بخطوة

1. 1

   حدّد النتيجة التي يجب أن يخرج بها الاجتماع.

2. 2

   شارك جدول أعمال قصيرًا وأي مواد للقراءة مسبقًا.

3. 3

   أبقِ النقاش ضمن جدول الأعمال وأجّل المواضيع الجانبية.

4. 4

   اختم بقراءة القرارات والمسؤولين والمواعيد.

مثال

يتحوّل اجتماع تحديث أسبوعي مدته ساعة إلى اجتماع قرارات مدته ثلاثون دقيقة بنتيجة مكتوبة. فيتحسّن الحضور وتُنجَز إجراءات المتابعة فعلًا.

أخطاء شائعة

• عقد اجتماع دون غرض واضح.
• الانتهاء دون إجراءات ومسؤولين متفق عليهم.